Case Studie
Produktion: Vom Stundenzettel zur Buchung per Tastendruck
Branche:
Landwirtschaft
Dauer:
3 Monate
In einem Unternehmen des produzierenden Gewerbes reichten die Akkord-Mitarbeitenden ihre Akkordlöhne jeden Monat bei der Buchhaltung ein – und zwar in ganz unterschiedlicher Form. Die einen nutzten eine eigene Excel-Vorlage, die anderen gaben ihre Leistungen handschriftlich ab. Die Buchhaltung musste alles manuell Ă¼bertragen, abtippen und fĂ¼r die Lohnabrechnung buchen. Das kostete viel Zeit, war fehleranfällig und fĂ¼hrte regelmĂ¤ĂŸig zu einer Ăœberlastung der Buchhaltung.
Smart Pioneers hat ein Digitalisierungsprojekt begleitet, an dessen Ende eine einheitliche Plattform steht: Alle Akkord-Mitarbeitenden tragen ihre Leistungen dort digital ein und ordnen sie direkt den passenden Aufträgen zu. Die Buchhaltung erhält einen einheitlichen Eingang, prĂ¼ft die Einträge per Tastenkombination und bereitet die Lohnabrechnung deutlich schneller vor. So wird aus vielen Einzellösungen ein durchgängiger digitaler Prozess.
ProjektĂ¼bersicht
Diese Ăœbersicht zeigt, wie aus Papierzetteln, Excel-Vorlagen und manueller Ăœbertragung ein einheitlicher digitaler Weg von der Akkorderfassung bis zur Lohnbuchung wurde.
Unser Ansatz
Ein einheitlicher Weg statt vieler Einzellösungen
Statt nur die Erfassung zu digitalisieren, haben wir den gesamten Weg der Akkordlöhne betrachtet – von der Eingabe durch die Mitarbeitenden Ă¼ber die PrĂ¼fung bis zur Buchung in der Lohnabrechnung. Ziel war eine Lösung, die fĂ¼r alle gleich funktioniert, die Datenqualität verbessert und die Buchhaltung spĂ¼rbar entlastet.
Die Herausforderung
Unterschiedliche Formate, manuelle Ăœbertragung und eine Ă¼berlastete Buchhaltung
Jeder Akkord-Mitarbeitende hatte seine eigene Art, die monatlichen Akkordlöhne abzugeben: per Excel-Vorlage, handschriftlich oder in anderer Form. Die Buchhaltung musste diese Unterlagen einzeln sichten, die Angaben manuell Ă¼bertragen und anschlieĂŸend fĂ¼r die Lohnabrechnung buchen. Unterschiedliche Formate und das Abtippen fĂ¼hrten immer wieder zu Fehlern und RĂ¼ckfragen.
Gleichzeitig wuchs der Aufwand mit jedem Monat. Zur Lohnabrechnung kamen viele Unterlagen auf einmal zusammen, und die Buchhaltung geriet regelmĂ¤ĂŸig an ihre Belastungsgrenze. Gesucht war eine Lösung, die fĂ¼r alle Mitarbeitenden einfach zu bedienen ist und der Buchhaltung die Handarbeit abnimmt.
Die Lösung
Einheitliche Plattform fĂ¼r Akkorderfassung, Auftragszuordnung und PrĂ¼fung
Im Projekt ist eine digitale Plattform entstanden, in der alle Akkord-Mitarbeitenden ihre Leistungen auf dieselbe Weise eintragen. Dabei wählen sie direkt den passenden Auftrag aus und buchen ihre Leistungen darauf. Unterschiedliche Vorlagen und Papierzettel gehören damit der Vergangenheit an.
Die Buchhaltung erhält alle Einträge Ă¼ber einen einheitlichen Eingang. Mit schnellen Tastenkombinationen lassen sich die Angaben prĂ¼fen und freigeben, und die Lohnabrechnung kann direkt vorbereitet werden. Weil die Daten von Anfang an strukturiert erfasst werden, entstehen deutlich weniger Fehler.
Wichtigste Ergebnisse:
Messbare Ergebnisse
Die wichtigsten Kennzahlen im Ăœberblick – so wirkt sich die Plattform auf den Arbeitsalltag aus.
1 Platt-form
statt Excel-Vorlagen und Papierzetteln
78%
weniger Korrekturen und RĂ¼ckfragen
34 Stunden
monatlich weniger Aufwand in der Buchhaltung
Ihr Projekt beginnt hier.
Ob Sie bereits konkrete Pläne haben oder noch ganz am Anfang stehen – wir nehmen uns Zeit, Ihre Situation wirklich zu verstehen. Digitalisierung funktioniert nur, wenn sie zu Ihrem Betrieb passt. Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie das aussehen kann.
Ihre Kontaktperson:
Kai Philipp Almstedt, GeschäftsfĂ¼hrung
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